Первинку знищили бойові дії? 90 днів рахувати не потрібно

Знищені бойовими діями чи війною первинні документи не потрібно відновлювати за загальні 90 днів - для такої втрати діє окремий режим ПКУ, який захищає навіть без жодного відновленого документа.

Ключові висновки

• Через бойові дії чи окупацію первинні документи можна не відновлювати за 90 днів - діє пп. 69.28 ПКУ, доданий Законом №2173-IX від 01.04.2022 і чинний станом на серпень 2026 року.
• Повідомлення про втрату складають у довільній формі, підписують керівник і головний бухгалтер; строку подання законодавство не встановлює.
• Подане повідомлення захищає від документальної перевірки за вказані періоди навіть після завершення воєнного стану.
• Норма діє лише за дійсного зв'язку втрати з бойовими діями чи окупацією - її необґрунтоване застосування підпадає під ухилення від оподаткування.
• Після відновлення доступу до документів чи активів потрібна інвентаризація станом на перше число наступного місяця.

Який режим діє для документів, знищених бойовими діями?

Загальне правило п. 44.5 Податкового кодексу каже: втратили первинку - маєте 90 календарних днів з дня, наступного за повідомленням, щоб її відновити, а податкова перевірка чекає максимум 120 днів. Для втрат, пов'язаних із бойовими діями чи тимчасовою окупацією, цей відлік не застосовують.

Закон №2173-IX від 01.04.2022 додав до перехідних положень ПКУ підпункт 69.28, чинний станом на серпень 2026 року: він охоплює ситуації, коли первинні документи знищені, загублені або лишилися на території, де ведуться чи велися бойові дії, або на окупованих територіях, і їх неможливо вивезти. Рахувати дні тут не треба. Зникли документи через пожежу в офісі у мирному регіоні - рахуйте 90 днів за загальним правилом; знищив їх обстріл чи окупація - застосовуйте пп. 69.28, і про строк відновлення можна забути.

Як подати повідомлення про втрату первинних документів до ДПС?

Повідомлення складають у довільній письмовій формі й підписують керівник підприємства та головний бухгалтер. Два підписи обов'язкові. У ньому вказують причини й обставини втрати, податкові (звітні) періоди, яких вона стосується, і перелік втрачених первинних документів - бажано з реквізитами, якщо хоч якісь дані збереглися.

Подають повідомлення до контролюючого органу за основним місцем обліку: особисто, рекомендованим листом або через електронний кабінет платника. Конкретного строку подання закон не встановлює, але зволікати не варто - чим точніше й швидше ви опишете подію, тим менше запитань виникне в податкової пізніше. Що саме вважають первинними документами і як довго їх зберігають за звичайних умов, ми розбирали в матеріалі про те, скільки зберігати первинні документи ФОП.

Що дає повідомлення: захист від перевірок і збережені витрати

Прийняте повідомлення означає мораторій на документальну перевірку саме за ті податкові періоди, які в ньому названі, - і ця дія не закінчується разом із воєнним станом. Дані податкової звітності за вказані періоди не можна поставити під сумнів лише через відсутність первинки: витрати, від'ємне значення ПДВ і податковий кредит залишаються підтвердженими без жодного відновленого документа.

Це принципова відмінність від загального правила п. 44.5, де невідновлені документи прирівнюють до відсутніх на момент звітності. Якщо ж податкова відмовляється визнати застосування пп. 69.28, вона зобов'язана протягом одного місяця з дня отримання повідомлення видати вмотивоване рішення з підставами відмови. Мовчати податкова не має права.

Коли пп. 69.28 ПКУ не діє?

Норма спрацьовує тільки за дійсного зв'язку втрати з бойовими діями чи окупацією - загублена тека документів у власному підвалі без жодного стосунку до обстрілів під неї не підпадає. Тягар доведення відсутності підстав для застосування пп. 69.28 лежить на контролюючому органі, а не на платнику податків.

Але є й зворотний бік: платник, який застосував цю норму безпідставно, вважається таким, що ухиляється від оподаткування, і відповідає за це за ПКУ та іншими законами України. Тому в повідомленні варто чесно й конкретно описати обставини - адресу, дату події, зв'язок із бойовими діями чи окупацією, - а не обмежуватися загальною фразою про втрату документів через війну.

Що робити після відновлення доступу до документів

Коли перешкоди зникають - деокупація, повернення до офісу, відновлення доступу до архіву чи серверів, - обов'язки не закінчуються самим фактом повідомлення. Юридична особа проводить інвентаризацію активів і зобов'язань станом на перше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди, і відображає її результати в бухгалтерському обліку поточного звітного періоду. Якщо частину документів вдалося відновити чи знайти пізніше, про це також варто повідомити контролюючий орган.

Відновлення обліку після втрати первинки - це не один документ, а послідовність кроків: повідомлення до ДПС, інвентаризація, часом - відновлення даних через контрагентів чи банк. Помилка на будь-якому з цих кроків коштує дорожче за консультацію. Бухгалтерське бюро «Альянс» супроводжує клієнтів саме в таких ситуаціях - від складення повідомлення до відновлення облікових даних після деокупації чи повернення в офіс, і ми готові розібрати вашу ситуацію, якщо опишете її нам. Матеріал має інформаційний характер і не замінює індивідуальної консультації щодо конкретного випадку.

Якщо після відновлення документів облік потрібно вибудувати практично з нуля, має сенс розглянути ведення бухгалтерського обліку на аутсорсинг, а не намагатися наздогнати все власними силами.

FAQ

Чи буде штраф ФОП за втрачену книгу обліку доходів через бойові дії?

Якщо втрата книги обліку пов'язана з бойовими діями чи окупацією і ви подали повідомлення за пп. 69.28 ПКУ, дані вашої звітності за вказані періоди не можна заперечити лише через відсутність цієї книги - так прямо каже норма. Без такого повідомлення діє загальне правило: 90 днів на відновлення, а невідновлену книгу вважають відсутньою на момент звітності.

Чи потрібно відновлювати первинні документи, втрачені через бойові дії?

Ні, обов'язку відновлювати їх у певний строк немає, якщо ви подали повідомлення за пп. 69.28 ПКУ - воно саме й замінює відновлення для захисту звітності. Але якщо частину документів пізніше знайдете чи відновите, про це варто додатково повідомити ДПС.

Куди подавати повідомлення про втрату первинних документів під час війни?

До контролюючого органу за основним місцем обліку платника: особисто, рекомендованим листом або через електронний кабінет платника податків. Підписують повідомлення керівник і головний бухгалтер.

Що робити, якщо ДПС відмовляється визнати втрату документів через бойові дії?

Вимагайте вмотивоване рішення - контролюючий орган зобов'язаний видати його протягом одного місяця з дня отримання вашого повідомлення з чіткими підставами відмови. Це рішення можна оскаржити в загальному порядку.