Бухгалтер для інтернет-магазину та e-commerce: специфіка обліку
Ведення бізнесу в E-commerce має свою специфіку, особливо, коли йдеться про бухгалтерію. Швидкі транзакції, різні системи оплати, ПРРО, міжнародні відправлення – все це вимагає глибоких знань та досвіду. Бухгалтерське бюро «Альянс» з 2009 року допомагає інтернет-магазинам правильно вести облік та успішно розвиватися.
Особливості бухгалтерського обліку для інтернет-магазинів
Діяльність інтернет-магазинів відрізняється від традиційної торгівлі. Це впливає і на бухгалтерський облік, адже потрібно враховувати такі нюанси:
- Постійне оновлення асортименту та швидка зміна цін
- Інтеграція з різними платіжними системами та їх тарифи
- Облік витрат на доставку та логістику
- Особливості оформлення повернень товарів
- Велика кількість маркетингових витрат
- Постійне оновлення асортименту: швидка зміна цін, акції, знижки потребують оперативної фіксації.
- Інтеграція з платіжними системами: LiqPay, Portmone, WayForPay тощо – у кожної свої тарифи та особливості відображення надходжень.
- Доставка та логістика: облік послуг поштових операторів (Нова Пошта, Укрпошта), кур'єрських служб.
- Повернення товарів: специфіка оформлення та відображення в обліку, особливо якщо ПРРО вже видав чек.
- Маркетингові витрати: облік витрат на рекламу в Google Ads, Facebook, Instagram, послуги маркетологів.
Податкові нюанси для E-commerce у 2025-2026 роках
Вибір системи оподаткування для інтернет-магазину – ключовий момент, що впливає на рентабельність бізнесу. Ми допоможемо вам оптимально працювати на спрощеній або загальній системі, враховуючи останні зміни.
- Оптимальний вибір між Єдиним податком (2 або 3 група) та загальною системою
- Актуальні ставки ЄСВ та нюанси його нарахування
- Обов'язковість використання ПРРО для e-commerce
- Правила роботи з міжнародними платежами та експортом товарів
- Єдиний податок:
- 2 група (для ФОП без найманих працівників або з найманими, якщо дохід до 7 211 598 грн у 2026 році): Фіксована ставка (до 20% від мінімальної зарплати, до 1 729,40 грн у 2026 році), але обмеження по роботі з юридичними особами (тільки населення або платники ЄП).
- 3 група (для ФОП та ТОВ з доходом до 10 091 049 грн у 2026 році): 5% від доходу для неплатників ПДВ або 3% + ПДВ. Тут вже можна працювати з усіма.
- Загальна система: 18% податку на прибуток/доходи ФОП + 5% військового збору. Вимагає більш складного обліку доходів та витрат. Проте, дозволяє легально відносити на витрати оренду, послуги, рекламу, що часто вигідно для великих інтернет-магазинів.
- ЄСВ: 22% від мінімальної зарплати (для ФОП) та з фонду оплати праці (для ТОВ). У 2026 році мінімальний платіж ЄСВ для ФОП становить 1 902,34 грн (мінімальна ЗП 8 647 грн * 22%).
- ПРРО: З 2022 року використання РРО/ПРРО є обов'язковим для більшості ФОП 2-4 груп, особливо для інтернет-магазинів, що приймають оплату готівкою, картками чи через платіжні системи. Навіть якщо оплата була на IBAN, але пройшла через банківський термінал чи інтернет-еквайринг, ПРРО потрібен.
Мобілізація та підприємці: що потрібно знати власнику інтернет-магазину
В умовах воєнного стану та мобілізації, власникам інтернет-магазинів, особливо тим, хто є ФОП, важливо розуміти свої права та обов'язки. Розглянемо ключові аспекти:
- Відстрочка від мобілізації: Деякі категорії ФОП, які мають найнятих працівників або певне військове звання, можуть претендувати на відстрочку згідно з новим законом про мобілізацію. Проте, це питання є індивідуальним і потребує юридичної консультації.
- Виплата зарплати мобілізованим працівникам: Роботодавці зобов'язані зберігати місце роботи та посаду за мобілізованими працівниками. Середній заробіток за мобілізованими не зберігається (ст. 119 КЗпП): грошове забезпечення їм виплачує держава. Важливо правильно оформити всі документи.
- Податкові канікули: Деякі категорії ФОП на спрощеній системі, які знаходяться на території бойових дій або окупованих територіях, можуть бути звільнені від сплати єдиного податку та ЄСВ. Проте, це питання потрібно уточнювати з податковою інспекцією індивідуально за кожним об’єктом.
Що ми робимо для власників інтернет-магазинів
Бухгалтерське бюро «Альянс» надає повний спектр послуг для успішного розвитку вашого інтернет-магазину:
- Консультації з вибору системи оподаткування: допоможемо визначити найбільш вигідний варіант (ФОП 2, 3 групи, ТОВ на загальній системі) з урахуванням специфіки вашого бізнесу.
- Реєстрація ФОП/ТОВ: швидка та коректна реєстрація суб'єкта господарювання, отримання всіх необхідних дозволів.
- Ведення первинної документації: обробка виписок банку, актів, накладних, ПРРО-чеків.
- Автоматизація обліку: налаштування інтеграції з вашими CRM-системами, маркетплейсами та платіжними сервісами (наприклад, інтеграція з Prom.ua, Rozetka, платіжними шлюзами).
- Подача звітності: своєчасне формування та подача всіх необхідних звітів до податкової, статистики, пенсійного фонду.
- Розрахунок заробітної плати та кадровий облік: нарахування зарплати, відпускних, лікарняних, оформлення прийому/звільнення працівників.
- Оптимізація податків: легальні схеми зменшення податкового навантаження.
- Представництво в податковій: супровід перевірок, розблокування податкових накладних (для платників ПДВ).
Що визначає облік інтернет-магазину
Онлайн-торгівля стикає два потоки, які мають зійтися: фіскальні чеки на кожну оплату та рух товару на складі. Розбіжність між ними — перше, що перевіряють, і вона ж ховає реальну маржу.
- Кожна оплата від фізичної особи, включно з оплатою карткою на сайті, проходить через програмний РРО, а повернення оформлюється окремою фіскальною операцією.
- Товар, придбаний за кордоном, потрапляє в облік за митною декларацією: саме вона підтверджує вартість і сплачені митні платежі.
- Продаж через маркетплейс вимагає розмежувати виручку й утриману комісію майданчика: доходом є повна ціна продажу, а комісія — витрати.
- Для платника єдиного податку сума, що наповнює річний ліміт, рахується від повної ціни, а не від того, що надійшло на рахунок після утримань.
Часті помилки в бухгалтерії інтернет-магазинів
Незважаючи на легкість входу в E-commerce, багато підприємців припускаються типових помилок, які можуть призвести до штрафів:
- Неправильний облік товарних запасів та відсутність інвентаризації
- Помилки при роботі з ПРРО та невидача чеків
- Некоректний облік повернень товарів
- Перевищення лімітів доходу для ФОП
- Ігнорування кадрового обліку та неоформлені працівники
- Відсутність первинних документів
- Неправильний облік товарних запасів: Несвоєчасне оприбуткування, відсутність інвентаризації, пересортиця – все це призводить до спотвореної звітності.
- Помилки при роботі з ПРРО: Невидача чеків, неправильні суми, некоректне фіскалізація. Нагадуємо, що штраф за перше порушення – 100% від суми чека, за наступне – 150% (ст. 17 Закону про РРО).
- Некоректний облік повернень: Помилки при оформленні документів на повернення, що особливо критично при використанні ПРРО.
- Перевищення лімітів доходу: ФОП часто не стежать за своїми оборотами, що призводить до примусового переходу на іншу групу оподаткування зі сплатою значних штрафів.
- Ігнорування кадрового обліку: Неоформлені працівники, неправильні розрахунки зарплати, відсутність табелів – прямий шлях до проблем з Держпраці.
- Відсутність первинних документів: Працюючи
Важливі документи для інтернет-магазину
Для ведення успішного та законного бізнесу в E-commerce вам знадобляться:
- Свідоцтво про реєстрацію ФОП/ТОВ: Основний документ, що підтверджує вашу діяльність.
- Виписка з ЄДР: Інформація про вашу реєстрацію як суб'єкта господарювання.
- Договори з постачальниками: Забезпечують легальність походження товарів.
- Договори з платіжними системами: Регулюють взаємовідносини з LiqPay, Portmone тощо.
- Договори з логістичними компаніями: Підтверджують ваші витрати на доставку.
- Чеки ПРРО: Підтвердження продажу товарів та отримання коштів.
- Акти приймання-передачі послуг: Для підтвердження рекламних, маркетингових та інших витрат.
- Банківські виписки: Основне джерело інформації про рух коштів.
- Накази про прийом/звільнення, табелі обліку робочого часу: Для ведення кадрового обліку.
Часті запитання
Так, у більшості випадків ПРРО потрібен. Якщо оплата пройшла через платіжний сервіс (LiqPay, Portmone) або банківський термінал, навіть якщо кінцеві кошти надходять на IBAN, фіскальний чек має бути виданий. Це вимога Закону про РРО. Виняток – оплата виключно переказом коштів з рахунку на рахунок без використання сторонніх сервісів.
Вибір залежить від багатьох факторів: очікуваний дохід, наявність найманих працівників, працюєте ви з платниками ПДВ чи ні. ФОП 2-ї групи (до 7,2 млн грн доходу у 2026 році) вигідний фіксованим податком, але має обмеження. ФОП 3-ї групи (до 10,1 млн грн) платить 5% від доходу і може працювати з усіма. Ми допоможемо вам зробити оптимальний вибір, враховуючи ваші плани на 2025-2026 роки.
Повернення товару вимагає правильного оформлення. Повернення коштів через ПРРО також має бути фіскалізоване як чек
Бухгалтер для інтернет-магазину може взяти на себе повний спектр завдань: реєстрація ФОП/ТОВ, вибір системи оподаткування, ведення первинної документації, облік товарів, інтеграція з ПРРО та платіжними системами, нарахування зарплати, подача звітності, оптимізація податків, представництво в податковій. Фактично, це повноцінний відділ бухгалтерії на аутсорсі.
Теоретично так, але це вимагає постійного відстеження змін у законодавстві, глибоких знань податкового кодексу та багато часу. Ризик зробити помилку, яка призведе до штрафів, дуже високий. Краще довірити це фахівцям, щоб зосередитись на розвитку бізнесу, а не на паперовій роботі.
Згідно зі статтею 17 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», штраф становить 100% суми продажу з порушенням за перше порушення і 150% — за кожне наступне.
Так, незалежно від формату роботи (в офісі чи віддалено), всі працівники мають бути офіційно оформлені згідно з чинним законодавством. Це передбачає укладення трудового договору, повідомлення ДПС, нарахування та сплату ЄСВ та ПДФО. Неоформлені працівники – це прямий шлях до значних штрафів від Держпраці.
Розбори за темою
Як ці питання виглядають на практиці — статті наших бухгалтерів із конкретними сумами, строками та посиланнями на першоджерела.
- Податок на OLX: закон чекає підпису вже три місяціЗакон №4903-IX про «податок на OLX» ухвалила Рада 28 травня 2026 року, але Президент досі не підписав документ. Що це означає для продавців маркетплейсів.
- РРО чи ПРРО: що обрати ФОП, якщо часто зникає інтернетРРО чи ПРРО для ФОП: скільки коштує кожен варіант, що відбувається без інтернету і при поломці пристрою, та коли фізична каса вигідніша за програму ДПС.
- Податок для водіїв Bolt, Uklon і кур'єрів Glovo з 2027 рокуВодії Uklon і Bolt, кур'єри Glovo: закон про 10% податок з доходу ухвалили, але Президент ще не підписав. Пільга 2000 євро тут не діє.
- Округлення чека РРО у 2026 році: як не помилитися з ПДВОкруглення чека РРО діє з 1 жовтня 2025 року за Постановою НБУ №25: чотири правила округлення до 50 копійок і чому база ПДВ від цього не змінюється.
- Реєстрація платформ у ДПС з 1 листопада 2026: що чекає продавцяЗакон №4903-IX зобов'язує маркетплейси зареєструватися в ДПС з 1 листопада 2026 року: строки, обов'язки оператора і що це означає для продавця на OLX чи Prom.
- Скільки ПРРО може працювати офлайн, поки не зупинить продажіПРРО працює офлайн не довше 36 годин поспіль і 168 годин на місяць - далі автоматична зупинка розрахунків. Ліміти й що робити - станом на вересень 2026.
Потрібен надійний бухгалтер для вашого інтернет-магазину?
Бухгалтерське бюро «Альянс» має 15-річний досвід роботи з e-commerce проектами. Ми знаємо всі нюанси та готові забезпечити безперебійний бухгалтерський супровід вашого бізнесу. Звертайтеся за професійною допомогою вже сьогодні!