Хто зобов'язаний застосовувати РРО у 2026 році: групи ФОП і винятки

TL;DR: у 2026 році РРО або ПРРО зобов'язані застосовувати всі ФОП - платники єдиного податку 2-4 груп і підприємці на загальній системі, а ФОП 1 групи звільнені.

Питання каси хвилює майже кожного підприємця, який працює з готівкою чи приймає оплату карткою. Відколи з 1 січня 2022 року касова дисципліна стала обов'язковою майже для всіх єдинників, плутанини лише побільшало: хтось досі вважає, що невеликий дохід рятує від РРО, а хтось не знає про прості й цілком законні винятки. Розберемо станом на 2026 рік, хто справді зобов'язаний застосовувати РРО чи ПРРО, кого закон звільняє та які діють ліміти готівки і штрафи.

Ключові висновки

• РРО або ПРРО зобов'язані застосовувати ФОП - платники єдиного податку 2, 3 і 4 груп незалежно від обсягу доходу та виду діяльності, а також підприємці на загальній системі.
• ФОП 1 групи звільнені від каси; так само можуть її не застосовувати ті, хто отримує оплату виключно банківським переказом на рахунок за реквізитами IBAN.
• ПРРО - це безкоштовний програмний застосунок від ДПС, який працює на смартфоні чи комп'ютері й замінює класичний касовий апарат.
• Готівкою з фізособою можна розраховуватися до 50 000 грн на день, а робота без РРО загрожує штрафом 100% вартості проданого товару за перше порушення.

Обов'язок застосовувати касу залежить від системи оподаткування та форми оплати станом на 2026 рік.

Хто зобов'язаний застосовувати РРО та ПРРО у 2026 році?

Базове правило просте: застосування РРО або його програмного аналога ПРРО обов'язкове для всіх ФОП - платників єдиного податку 2, 3 та 4 груп. Цей обов'язок діє з 1 січня 2022 року незалежно від обсягу річного доходу та виду діяльності - раніше ключову роль відігравали ліміти виторгу й перелік ризикових товарів, проте тепер ці послаблення скасовані. Підприємці на загальній системі оподаткування застосовують касу на загальних підставах. Юридичною основою є Закон України № 265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій. РРО потрібен щоразу, коли підприємець приймає оплату готівкою, платіжною карткою через термінал або іншим електронним способом у місці продажу. Якщо ви тільки обираєте, на якій групі працювати, варто заздалегідь з'ясувати, чим відрізняються групи єдиного податку та які зобов'язання вони тягнуть за собою.

Хто звільнений від застосування РРО?

Найважливіший виняток - ФОП першої групи єдиного податку: вони мають право не застосовувати РРО чи ПРРО і у 2026 році, хоча за бажанням можуть робити це добровільно. Другий поширений випадок - підприємці, які отримують оплату виключно у безготівковій формі: якщо кошти надходять лише на поточний рахунок за реквізитами IBAN, такі операції не вважаються розрахунковими, тому каса не потрібна. Звільнені також ФОП, що торгують у селах із використанням розрахункових книжок, за умови, що вони не продають підакцизні товари й не ведуть дистанційну торгівлю. А от посилання на невеликий дохід більше не діє: ані невеликий оборот, ані відсутність найманих працівників самі по собі від каси не звільняють. Облік для ФОП на спрощеній системі, зокрема для ФОП 2 групи, ми допомагаємо вести так, щоб касова дисципліна не створювала зайвого клопоту.

Що таке ПРРО і чим він відрізняється від класичного РРО?

РРО - це класичний касовий апарат, фіскальний пристрій, який потрібно купувати та обслуговувати. ПРРО (програмний РРО) - це програмне рішення, що встановлюється на смартфон, планшет чи комп'ютер і виконує ті самі функції: формує й передає фіскальні чеки на сервери Державної податкової служби. ДПС надає власний застосунок безкоштовно, тож для більшості невеликих ФОП саме ПРРО стає найдешевшим способом виконати вимогу закону. Чек обов'язково видається покупцеві - у паперовому або електронному вигляді, наприклад через QR-код чи на електронну пошту. І РРО, і ПРРО мають однакову юридичну силу, тому підприємець обирає той варіант, який зручніший для його формату роботи: класичний апарат частіше беруть там, де великий потік і стаціонарна точка, а програмний - там, де торгівля мобільна або обсяги невеликі.

Поряд із вимогою про касу діють обмеження на готівку та суттєві штрафи за їх ігнорування.

Які ліміти готівкових розрахунків і штрафи діють?

Окремо від касової дисципліни діють обмеження на готівку, встановлені постановою Правління НБУ № 148. Протягом одного дня підприємець може розраховуватися готівкою з фізичною особою на суму до 50 000 грн, а між суб'єктами господарювання - до 10 000 грн; платежі понад ці межі проводять лише безготівково. Що ж до штрафів за роботу без РРО, то з 1 серпня 2025 року відновлено повні санкції: 100% вартості проданих товарів (робіт, послуг) за перше порушення та 150% - за кожне наступне. Це означає, що економія на касі здатна обернутися втратою всієї виручки від продажу. Щоб уникнути таких ризиків, варто вчасно налаштувати касу та коректно вести облік готівки; організувати своєчасне складання та подання звітності теж краще без зволікань.

Розібратися, чи потрібен саме вам РРО, який режим обрати та як коректно зареєструвати ПРРО, буває непросто, адже помилка тут коштує дорого. Бухгалтерське бюро «Альянс» супроводжує ФОП і ТОВ з 2009 року, тож ми підкажемо, чи підпадає ваша діяльність під обов'язок, допоможемо налаштувати програмний касовий апарат і візьмемо на себе щоденну фіскалізацію - щоб ви працювали спокійно й не ризикували штрафами; для цього досить звернутися по консультацію. Зверніть увагу: ця стаття має інформаційний характер і не замінює індивідуальної консультації щодо вашої ситуації.

FAQ

Чи потрібен РРО для ФОП 2 групи у 2026 році?

Так. ФОП - платники єдиного податку 2 групи зобов'язані застосовувати РРО або ПРРО незалежно від доходу та виду діяльності. Винятком є випадок, коли оплата надходить виключно на рахунок за реквізитами IBAN.

Чи звільнені ФОП 1 групи від РРО?

Так, ФОП першої групи єдиного податку мають право не застосовувати РРО чи ПРРО і у 2026 році. За власним бажанням касу можна використовувати добровільно, заборони для цього немає.

Скільки коштує ПРРО?

Програмний РРО від Державної податкової служби надається безкоштовно. Підприємцю не потрібно купувати фіскальний пристрій - застосунок працює на смартфоні чи комп'ютері й передає чеки на сервери ДПС.

Який штраф за роботу без РРО?

З 1 серпня 2025 року діють повні штрафи: 100% вартості проданих товарів, робіт чи послуг за перше порушення і 150% - за кожне наступне. Тому працювати без каси, коли вона обов'язкова, фінансово невигідно.