Як підготуватися до податкової перевірки: алгоритм дій для бізнесу

TL;DR: підготовка до податкової перевірки - це впорядкування первинних документів і звітності, перевірка повноважень інспекторів та призначення відповідальної особи ще до візиту контролерів.

Перевірка від податкової рідко стає несподіванкою для бізнесу, який веде облік системно, але здатна паралізувати того, хто тримає документи абияк. Головне - заздалегідь зрозуміти, який саме вид перевірки можливий, які документи переглянуть і на які права ви спираєтесь. Нижче - покроковий алгоритм дій до, під час і після візиту контролерів.

Ключові висновки

• Податковий кодекс виділяє три види перевірок - камеральні, документальні та фактичні, - і саме від виду залежить, попередять вас про візит чи ні.
• Про документальну планову перевірку повідомляють заздалегідь: копію наказу та письмове повідомлення вручають не пізніше ніж за 10 календарних днів до її початку.
• Перед допуском перевіряйте направлення, наказ і службові посвідчення інспекторів - без належних документів ви маєте право не допустити їх до перевірки.
• В умовах воєнного стану діє частковий мораторій на окремі перевірки, проте фактичні та частина позапланових тривають.

Підготовку до перевірки зводять до трьох кроків: визначити її вид і підставу, упорядкувати документи, перевірити повноваження інспекторів.

Які бувають податкові перевірки і чим вони відрізняються?

Податковий кодекс виділяє три види перевірок: камеральні, документальні (планові чи позапланові, виїзні чи невиїзні) та фактичні (стаття 75 Податкового кодексу). Камеральну проводять у приміщенні податкового органу виключно на підставі поданих декларацій - без наказу й без вашої присутності, тому окремо готуватися до неї не потрібно, достатньо подавати звітність без помилок. Документальна перевірка стосується первинних документів, договорів і регістрів обліку та буває плановою (за графіком) або позаплановою (за наявності визначених законом підстав). Фактична перевірка торкається безпосередньо місця діяльності - каси, РРО, найманих працівників, обігу товарів - і проводиться без попередження. Розуміння виду перевірки одразу підказує, скільки у вас часу й що саме переглядатимуть.

Як дізнатися про планову перевірку заздалегідь?

Планові перевірки не призначають раптово. Документальна планова перевірка проводиться згідно з планом-графіком, і контролюючий орган має право розпочати її лише за умови, що платник отримав копію наказу та письмове повідомлення про дату початку не пізніше ніж за 10 календарних днів до неї (стаття 77 Податкового кодексу). План-графік документальних планових перевірок оприлюднюють на офіційному вебсайті ДПС і періодично оновлюють, тому статус своєї компанії варто перевіряти самостійно щонайменше раз на квартал. Належним повідомленням вважається вручення документів особисто платнику або надсилання рекомендованим листом з повідомленням про вручення на податкову адресу. Якщо ви потрапили до графіка, у вас є щонайменше десять днів, щоб упорядкувати документи й за потреби залучити бухгалтера чи юриста.

Що перевіряють і які документи підготувати?

Найчастіше контролери цікавляться первинними документами та їх відповідністю даним звітності: видатковими й податковими накладними, актами виконаних робіт, договорами, банківськими виписками, касовими документами та зарплатними відомостями. Перед перевіркою корисно звірити дані декларацій із первинкою, відновити відсутні документи й переконатися, що всі господарські операції підтверджені. Якщо облік вели нерегулярно або змінювали бухгалтера, упорядкувати документи допоможе послуга ведення бухгалтерського обліку. Окремо призначте відповідальну особу, яка спілкуватиметься з інспекторами й надаватиме документи, - це знижує ризик хаотичних пояснень і зайвих запитань. Своєчасна та коректна звітність - найкращий запобіжник проти позапланових перевірок; як не зривати її строки, ми докладно розбирали в матеріалі строки подання звітності для ФОП.

Які права має бізнес під час податкової перевірки?

Знання своїх прав - частина підготовки. Перед початком документальної виїзної чи фактичної перевірки посадові особи зобов'язані пред'явити направлення на перевірку, копію наказу про її проведення та службові посвідчення; якщо цих документів немає або вони оформлені з порушеннями, ви маєте право не допустити інспекторів до перевірки (стаття 81 Податкового кодексу). Під час перевірки платник має право бути присутнім, надавати пояснення, ставити запитання та отримати належно оформлений акт за її результатами. З актом не обов'язково погоджуватися: якщо ви не згодні з висновками, можна подати письмові заперечення у встановлений строк, а згодом оскаржити податкове повідомлення-рішення в адміністративному або судовому порядку. Саме тому всі контакти з контролерами варто фіксувати письмово.

Підготовка до перевірки потребує часу й холодної голови, а під тиском інспекторів помилки трапляються найчастіше. Якщо вести облік бездоганно щодня немає змоги, цей напрям розумно делегувати фахівцям: Бухгалтерське бюро «Альянс» супроводжує ФОП і ТОВ з 2009 року, тож ми впорядкуємо первинні документи та звітність, перевіримо повноваження інспекторів і будемо поруч під час самої перевірки - досить залишити заявку на консультацію. Зауважте, що цей матеріал має інформаційний характер і не замінює індивідуальну консультацію щодо вашої ситуації.

Чи діє мораторій на перевірки станом на 2026 рік?

Так, але він частковий. Станом на червень 2026 року в умовах воєнного стану документальні планові та частина позапланових перевірок не проводяться щодо платників, податкова адреса яких розташована на тимчасово окупованих територіях або територіях, де ведуться активні бойові дії, - до завершення відповідних обставин. Водночас фактичні перевірки та низка позапланових (зокрема за зверненням самого платника чи з окремих визначених законом підстав) тривають, а документальні й фактичні перевірки загалом проводять лише там, де є безпечний доступ до приміщень та об'єктів. Перелік винятків і умов періодично змінюється, тому перед висновком, що вас це не стосується, статус варто звіряти з актуальними роз'ясненнями ДПС.

FAQ

За скільки днів попереджають про планову податкову перевірку?

Копію наказу та письмове повідомлення про дату початку документальної планової перевірки вручають не пізніше ніж за 10 календарних днів до неї. Це вимога статті 77 Податкового кодексу, тож раніше за цей строк планова перевірка розпочатися не може.

Чи можна не допустити інспекторів до перевірки?

Так, якщо вони не пред'явили направлення, наказ і службові посвідчення або документи оформлені з порушеннями вимог статті 81 Податкового кодексу. В інших випадках відмова в допуску незаконна й може призвести до адміністративного арешту майна.

Чи потрібно окремо готуватися до камеральної перевірки?

Окремо - ні. Камеральну перевірку проводять у податковому органі лише на підставі поданих декларацій, без вашої участі, тому найкращий захист - подавати звітність вчасно та без помилок.

Що робити, якщо ви не згодні з результатами перевірки?

Подайте письмові заперечення на акт перевірки у встановлений законом строк, а податкове повідомлення-рішення оскаржте в адміністративному (до органу ДПС вищого рівня) або судовому порядку. Усі заперечення варто підкріплювати первинними документами.